การเรียนเลขานุการ วิชาเครื่องใช้สำนักงาน

วิชาเครื่องใช้สำนักงาน

ความรู้เกี่ยวกับเครื่องใช้สำนักงาน

ความหมายของเครื่องใช้สำนักงาน
     สำนักงาน (Office) หมายถึง สถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานของพนักงานในหน่วยงานทั้งที่เป็นหน่วยงานทางภาครัฐและภาคเอกชน มีการปฏิบัติงานอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพ

งานสำนักงาน หมายถึง การปฏิบัติงานต่างๆ ภายในสำนักงาน ซึ่งมักจะเป็นงานที่เกี่ยวกับเอกสาร การวางแผนและการจัดการเพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุม การประมวลเหตุการณ์และดำเนินงานด้วยประสิทธิภาพ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วสำนักงานมักจะถูกจัดให้เป็นศูนย์การปฏิบัติงานเอกสาร ศูนย์ความจำ แหล่งอำนวยความสะดวก พบปะติดต่อ ประสานงานระหว่างผู้มาติดต่อและผู้ที่ทำงานอยู่ภายในสำนักงาน

เครื่องใช้สำนักงาน หมายถึง เครื่องมือเครื่องใช้ที่ช่วยในการปฏิบัติงานของพนักงานในสำนักงานให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและถูกต้องชัดเจน สร้างความประทับใจแก่ผู้รับอันจะนำไปสู่ความสำเร็จในการติดต่อ เครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบันโดยส่วนใหญ่จะเป็นกลไกอิเล็กทรอนิกส์หรืออาจเรียกได้ว่าเป็นเครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติ

เครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบันได้รับการพัฒนาให้มีความทันสมัย มีความสามารถ และมีประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้น การใช้เครื่องใช้สำนักงานจึงช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของพนักงานในสำนักงานได้มาก สำนักงานจึงควรเลือกใช้เครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติโดยคำนึงถึงหลักเกณฑ์ในการเลือกเครื่องใช้สำนักงาน เพื่อให้ได้เครื่องใช้สำนักงานที่มีประโยชน์คุ้มค่ามากที่สุด

องคำนวนเลข

           เครื่องใช้สำนักงานที่มีส่วนช่วยให้การคำนวณตัวเลขเป็นไปอย่างถูกต้องแม่นยำ สะดวก รวดเร็ว ประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย คือ "เครื่องคำนวณเลข"
ความหมายและความสำคัญของเครื่องคำนวณเลข
           เครื่องคำนวณเลข หมายถึง เครื่องมือเครื่องใช้ที่ช่วยในการบวก ลบ คูณ หาร โดยอัตโนมัติ
เครื่องคำนวณเลขมีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานสำนักงาน ในด้านการคำนวณตัวเลข ช่วยให้การคำนวณตัวเลขเป็นไปอย่างรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ ไม่ผิดพลาด

ประเภทของเครื่องคำนวณเลข
เราแบ่งเครื่องคำนวณเลขออกเป็น 2 ชนิด คือ

           1. เครื่องบวกเลข (ADDING MACHINE ) ใช้สำหรับการบวกลบตัวเลขโดยทั่วไป ๆ เครื่องบวกเลขจะมีแถบกระดาษสำหรับการพิมพ์ตัวเลขที่คำนวณ เพื่อเป็นหลักฐานไว้ให้ทำการตรวจสอบความถูกต้องได้ สามารถที่จะใช้ในการคูณและหาร ได้โดยอาศัยหลักการบวกหรือลบหลาย ๆ หนก็ได้ ทั้งแบบมือโยกแบบใช้ไฟฟ้า

             2. เครื่องคำนวณเลข (CALCULATING MACHINE ) ใช้สำหรับการบวก ลบ คูณ หาร ตัวเลขอัตโนมัติ เป็นเครื่องใช้แบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งที่มีแถบกระดาษ หรือมีจอภาพอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือมีทั้งจอภาพ และแถบกระดาษในเครื่องเดียวกัน

เครื่องพิมพ์ดีด

เครื่องพิมพ์ดีด หมายถึง เครื่องที่ทำหน้าที่พิมพ์ข้อความลงบนกระดาอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยและทำให้ง่ายต่อการอ่าน

ประเภทและขนาดของเครื่องพิมพ์ดีด
เครื่องพิมพ์ดีดมีอยู่มากมายหลายชนิดและหลายขนาดด้วยกันหน่วยธุรกิจหรือสำนักงานแต่ละแห่งจะต้อง
เลือกใช้ให้เหมาะสมกับงาน เราแบ่งเครื่องพิมพ์ดีดออกเป็น 2 ชนิดด้วยกัน คือ

1. เครื่องพิมพ์ดีดประเภทภาษาไทยล้วน ทั้งแบบใช้มือพิมพ์สัมผัส และแบบใช้ไฟฟ้า
2. เครื่องพิมพ์ดีดประเภทสองภาษา เป็นเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า ได้แก่
2.1 เครื่องพิมพ์ดีดที่มีหัวพิมพ์เป็นลักษณะลูกกอล์ฟที่เรียกว่า กอล์ฟบอล (GOLF BALL)
2.2 เครื่องพิมพ์ดีดที่มีช่องสำหรับใส่ตลับ ที่เรียกว่าจานพิมพ์ (DAISY WHEEL)

เครื่องอัดสำเนา

          เครื่องอัดสำเนาเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ช่วยในการผลิตเอกสรได้อย่างสะดวกรวดเร็วประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย

ความหมายและความสำคัญของเครื่องอัดสำเนา
          พจนานุกรมไทย ได้ให้ความหมายของ "เครื่องอัดสำเนา" ไว้ดังนี้ "เครื่องอัดสำเนา คือ เครื่องที่ใช้หมุนให้ข้อความติดกระดาษ โดยมีกระดาษไขพิมพ์ดีดเป็นแบบ"

        ประเภทของเครื่องอัดสำเนา
               เครื่องอัดสำเนามีหลายชนิดด้วยกัน หน่วยธุรกิจหรือสำนักงานแต่ละแห่งจะต้องเลือกใช้ให้เหมาะสมกับงาน
                แบ่งเครื่องอัดสำเนาออกเป็น 3 ประเภท คือ
                         1. เครื่องอัดสำเนาชนิดมือหมุน
                         2. เครื่องอัดสำเนาชนิดอัตโนมัติ
                         3. เครื่องอัดสำเนาแบบดิจิตอล
       อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการอัดสำเนา
                        1. กระดาษไข
                        2. น้ำยาลบกระดาษ
                        3. เครื่องเขียนกระดาษไขหรือชุดเขียนกระดาษไข
                        4. แผ่นรองเขียนกระดาษไข
                        5. กระดาษอัดสำเนา
                        6. เครื่องอัดสำเนา
                        7. หมึกอัดสำเนา    

เครื่องถ่ายเอกสาร
          เครื่องถ่ายเอกสาร หมายถึงเครื่องจักรที่ใช้สำหรับถ่ายภาพหรือข้อความจากเอกสารลงบนกระดาษเพื่อจัดทำเป็นสำเนาโดยมีภาพและ ข้อความที่เหมือนกับต้นฉบับทุกประการ
เครื่องถ่ายเอกสารมีหลายชนิดด้วยกัน หน่วยธุรกิจหรือสำนักงานแต่ละแห่งจะต้องเลือกใช้ให้เหมาสมกับงาน เราแบ่งเครื่องถ่ายเอกสารออกเป็น 3 ประเภท คือ
         1. เครื่องถ่ายเอกสารธรรมดา
เครื่องถ่ายเอกสารแบบธรรมดาเป็นเครื่องถ่ายเอกสารในระยะเริ่มแรกที่มีระบบการทำงานแบบปกติ ไม่มีขีดความสามารถพิเศษ นอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารจากต้นฉบับลงบนกระดาษถ่ายเอกสารที่เป็นขนาดปกติเท่าต้นฉบับ
          2. เครื่องถ่ายเอกสารแบบย่อขยาย
เครื่องถ่ายเอกสารแบบย่อขยายเป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ถูกพัฒนาขึ้นให้มีขีดความสามารถในการ
ย่อขนาดเอกสารให้เล็กลงและขยายขนาดเอกสารให้มีขนาดใหญ่ขึ้นได้บนขนาดกระดาษปกติ
จัดว่าเป็นขีดความสามารถพิเศษที่นอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารแบบธรรมดา ช่วยให้ลดจำนวนเอกสารในสำนักงานลงเป็นอย่างมาก
          3. เครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิตอล
เครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิตอล เป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ได้รับการพัฒนาด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าและทันยุคทันสมัย ให้มีขีดความสามารถพิเศษนอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสาปกติ สามารถทำสำเนาได้จำนวนมากในเวลาอันรวดเร็ว เอกสารจะมีความคมชัดและประหยัดค่าใช้จ่าย สะดวกและง่ายต่อการใช้เพราะมีโปรแกรมสำเร็จรูปควบคุมการทำงานด้วยระบบคอมพิวเตอร์

เครื่องโทรศัพท์

เราสามารถแบ่งประเภทของการติดต่อสื่อสารออกเป็น 2 ประเภท คือ
          1. การติดต่อสื่อสารด้วยวาจา
          2. การติดต่อสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร

          ในการติดต่อสื่อสารที่มีความสำคัญต่อธุรกิจ จำเป็นต้องอาศัยบริการของการสื่อสารแห่งประเทศไทยและกรมไปรษณีย์โทรเลข บริการที่ใช้นี้เรียกว่า “บริการโทรคมนาคม” ซึ่งช่วยให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว ประหยัดค่าใช้จ่าย บริการเหล่านั้นมีมากมายหลายประเภท ซึ่งผู้ใช้บริการสามารถเลือกใช้ให้เหมาะสม โดยมุ่งให้เกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน สามารถที่จะสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพแต่ที่ใช้กันมากและมีวิธีการใช้ง่าย ๆ ได้แก่ บริการโทรศัพท์ (Telephone Services) ซึ่งแบ่งออกเป็น
          1. โทรศัพท์ส่วนบุคคล (Personal Telephone)

          2. โทรศัพท์สาธารณะ (Public Telephone)
          3. โทรศัพท์มือถือ (Mobile)

 เครื่องโทรสาร

          เครื่องโทรสารเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ช่วยในการติดต่อธุรกิจให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว ประหยัดเวลา ค่าใช้จ่าย และเป็นหลักฐานที่สามาใช้อ้างอิงได้
เนื่องจากสามารถส่งข้อมูลไปยังผู้รับปลายทางได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาทีและเสียค่าใช้จ่ายอย่างประหยัดอีกด้วย ธุรกิจทุกแห่งจึงมีเครื่องโทรสารไว้สำหรับการรับส่งข้อมูล และมักจะเปิดเครื่องไว้ตลอด 24 ชั่วโมง เพื่อที่จะไม่พลาดข่าวสารข้อมูลต่าง ๆ ในปัจจุบันเครื่องโทรสารได้รับการพัฒนาให้มีหน่วยความจำที่สามารถบันทึกข้อมูล แม้จะปิดเครื่องไว้ก็ตาม นับเป็นความก้าวหน้าอีกขั้นหนึ่ง