การเตรียมความพร้อมการเป็นเลขานุการที่ดี : บทบาทและหน้าที่ของเลขานุการ

บทบาทและหน้าที่ของเลขานุการ

            จะเห็นได้ว่าการเป็นเลขานุการมีความสำคัญต่อภาครัฐและภาคเอกชนเพราะเลขาต้องมีบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบเป็นบทบาทที่สำคัญ และเป็นบทบาทที่ทุกคนรู้จักและเข้าใจ คือ บทบาทแรกเลยเขาจะต้องทำหน้าที่เกี่ยวกับด้านของงานสารบรรณ งานธุรการต่าง ๆ ต้องทำได้ และงานพิมพ์มาเป็นอันดับแรก ถ้านายสั่งให้พิมพ์งานแล้วไปบอกให้คนอื่นพิมพ์ให้ คนโน่นคนนี้ทำให้หน่อยคงทำไม่ได้ เพราะเลขานุการจะต้องมีความคล่องตัวในตัวเอง พิมพ์ได้ทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษ การใช้โปรแกรมสำนักงานอัตโนมัติต่าง ๆ การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ ซึ่งเรื่องนี้เป็นเรื่องที่เป็นความรับผิดชอบที่เลขานุการทุกคนต้องมี อีกเรื่องหนึ่งที่เป็นเรื่องสำคัญก็เป็นเรื่องของการจัดเก็บและดูแลรักษาเอกสาร เพราะเอกสารในระบบราชการหรือแม้แต่เอกชนก็ตาม จะเป็นเอกสารที่เป็นลักษณะของชั้นความลับอยู่ ซึ่งตรงนี้ที่เลขานุการจะต้องดูแลให้เป็นหมวดหมู่ สิ่งสำคัญต้องค้นหาง่าย และอีกอย่างหนึ่งก็คือ เรื่องของการจัดเตรียม ที่เป็นสิ่งสำคัญ คือ การจดรายงานการประชุม บริหารการประชุม ซึ่งจะประกอบกันทั้ง 3 ส่วน ตั้งแต่ก่อนการประชุม ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการจัดระเบียบวาระการประชุม การส่งหนังสือเชิญประชุมต่าง ๆ และในระหว่างการประชุมเลขาจะต้องมีหน้าที่อำนวยความสะดวกให้กับผู้ที่มาประชุม เตรียมความพร้อมทุก ๆ ด้าน และเมื่อเริ่มการประชุมจะต้องเป็นผู้ที่สามารถจับประเด็นของวาระการประชุมให้ สามารถจดรายงานการประชุมได้เมื่อจบการประชุมเลขานุการที่ดีจะต้องทำรายงานการประชุมให้เสร็จตามเวลาที่ได้รับมอบหมายแล้วแจ้งมติที่ประชุมและจัดเก็บเพื่เป็นหลักฐานและการอ้างอิงอย่างเป็นระเบียบ อีกหน้าที่หนึ่งของคนที่เป็นเลขานุการก็คือ เรื่องของหลักในการร่างหนังสือโต้ตอบราชการ เลขาจะต้องรู้จักว่าจะร่างอย่างไรให้ถูกรูปแบบ ถูกเนื้อหาถูกภาษา ซึ่งเรื่องนี้เป็นสิ่งที่สำคัญมาก อีกเรื่องเป็นเรื่องของการจัดทำตารางนัดหมาย มีหลายครั้งที่เราจะพบว่าเกิดความวุ่นวายเกิดขึ้นในสำนักงานอันเนื่องมาจาก เลขานุการขาดการมีระบบที่ดีในเรื่องของการนัดหมาย นัดเวลาชนกัน หรือว่าคนที่ไม่ได้นัดก็มาแซงคนที่นัดไว้อะไรทำนองนี้ การที่จะเป็นเลขานุการที่ดีได้ความรับผิดชอบส่วนหนึ่งก็คือ ต้องเป็นผู้ช่วยในการวางแผนเตรียมการณ์และช่วยในการบริหารงานภายในองค์กรได้ ช่วยในเรื่องของตามร้องขอของเจ้านาย คือ ถ้านายต้องการให้ทำอะไร ช่วยเหลืออะไร ก็สามารถที่จะบริการและให้ความช่วยเหลือนั้นได้ ส่วนบางเรื่องเป็นเรื่องของการค้นคว้าหาข้อมูลเพิ่มเติมมาเพื่อประกอบการตัดสินใจ อันนี้เลขานุการที่ดีก็จะต้องมีความรู้คล่องตัว รู้จักแหล่งสาระสนเทศ ที่จะสามารถดึงมาใช้ประโยชน์ได้ ซึ่งถือว่าเป็นบทบาทและความรับผิดชอบที่สำคัญของ

เลขานุการ