การเตรียมความพร้อมการเป็นเลขานุการที่ดี : การจะเป็นเลขานุการที่ดี

การจะเป็นเลขานุการที่ดี

          หน้าที่ของเลขานุการนั้นมีมากมาย ตั้งแต่งานเอกสาร งานประชุม งานนัดหมาย หลายเรื่องมาก และก็ยังมีงานอื่น ๆ ที่เข้ามาการที่จะมาเป็นเลขานุการที่ดีจะต้องอาศัย

ทักษะความสามารถมาประกอบ ซึ่งทักษะความสามารถของเลขานุการนั้นมีอยู่มากมายหลายประการ แต่ที่เป็นหลัก ๆ ก็มี ประการแรก คือ ความสามารถในการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ เพราะตอนนี้ไม่ว่าจะหันไปทางไหนก็มีแต่ระบบ E ทั้งนั้น นำมาใช้เพื่ออะไร ก็เพื่ออำนวยความสะดวก และเพื่อลดระยะเวลาในการทำงาน ส่วนทักษะประการที่สอง ที่ควรจะมีเป็นทักษะที่สำคัญมากก็คือ ทักษะการติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและให้เกิดประสิทธิผล และทักษะเรื่องของการเขียน การพูดและการฟัง ถ้าไม่เขียน ไม่พูด ไม่ฟัง

ภาษากายก็ยังเป็นทักษะหนึ่งที่จำเป็นต้องมีในตัวของเลขานุการ  ถ้าพูดถึงเรื่องการเขียนเป็นลำดับแรก การเขียนนั้นจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้และหลักการเขียนหนังสือที่ดี และเรื่องของการใช้ภาษาที่ถูกต้อง ต้องสละสลวยด้วย ถ้าหากจะ

กล่าวถึงเรื่องการพูดทักษะในเรื่องนี้ สิ่งแรกเลยต้องพูดเป็น คือ ไม่ใช่พูดมาก ไม่ใช่พูดเยอะ พูดเป็น พูดทางบวก สิ่งสำคัญ คือ คิดก่อนพูดทุกครั้ง อีกเรื่องหนึ่งก็คือ เรื่องของมารยาทในการพูด อันนี้ถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เรื่องของน้ำเสียงที่ใช้หรือการสื่อสารทางโทรศัพท์นี้สำคัญที่สุด เพราะว่าเราจะไม่เห็นหน้าตากัน แต่น้ำเสียงของเราสามารถแสดงความเป็นมิตรไมตรีได้ สำหรับทักษะเรื่องการฟัง เขาบอกว่าเมื่อไหร่ก็ตามที่เราเป็นคนที่จะต้องฟัง เราจะต้องฟังอย่างจับใจความ ฟังอย่างตั้งใจและก็เข้าใจในเรื่องนั้นส่วนทักษะประการต่อไป ทักษะเรื่องการปรับตัวให้เข้ากับผู้อื่น รู้จักตนเอง รู้จักผู้อื่น และการมีทัศนคติที่ดี

          การวางตัวสำหรับการเป็นเลขานุการเป็นเรื่องที่ยาก จัดเป็นเรื่องของทักษะที่จะต้องใช้เวลาในการฝึกฝน Skill ส่วนมารยาทนั้นเป็นเรื่องที่จะต้องใช้ประสบการณ์ในการแก้ปัญหา หรือการที่จะทำกริยาใดที่เหมาะกับสถานการณ์ใด แต่จริง ๆ แล้วโดยสรุป เลขานุการที่ดีนั้นจะต้องบริหารงาน บริหารคน และบริหารตนเองได้ดี คือ เก่งทั้งงาน เก่งทั้งคนและเก่งดูแลตัวเองให้ดี

          การเรียนรู้อุปนิสัยของนายก็จะต้องนำเอาประสบการณ์มาใช้ซึ่งมีอยู่มากมาย เพราะว่าการที่เราจะอยู่กับนายให้สามารถทำงานกันได้อย่างราบรื่น เราจะต้องรู้ว่าอารมณ์ไหนที่จะเป็นอารมณ์ที่เราสามารจะพูดเรื่องนี้ได้ อารมณ์ไหนที่เป็นอารมณ์ที่เราจะสามารถเข้าไปขอรับคำปรึกษาในเรื่องใด ๆ และจะต้องใช้สถานการณ์ที่ถูกต้องตามเวลาที่เหมาะสม จะต้องมีกาลเทศะด้วย อันนี้เป็นเรื่องที่สำคัญอีกเรื่องหนึ่ง