เส้นทางสู่การเป็นเลขานุการ : แนะนำอาชีพ

อาชีพเหมาะกับการเรียนจบสาขาเลขานุการ

                 1. งานเลขานุการ

                 2. พนักงานต้องรับ

                 3. พนักงานประชาสัมพันธ์

                 4. งานธุรการในส่วนธุรการต่าง ๆ

                 5. งานรับราชการ

                 6. พนักงานชวเลข

                 7. พนักงานจัดเก็นเอกสาร

                 8. งานด้านการพิมพ์

                 9. งานสารบรรณ

                10. ธุรกิจส่วนตัว

                         - ร้านถ่ายเอกสาร

                         - ร้านพิมพ์งาน

                         - รับจัดประชุมสัมมนา

                11. ผู้จัดการ

                12. ธุรกิจอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

เส้นทางสู่การเป็นเลขานุการ : แนะนำการเรียน

เส้นทางการศึกษาสู่การเป็นเลขานุการ

วิธีที่ 1      
                  1. เรียนจบ มัธยมศึกษาปีที่ 3
                  2. ศึกษาข้อมูล การเปิดรับสมัครเรียน ปวช. ในสาขาการเลขานุการ
                  3. จบปวช.3 เรียนต่อ ปวส. สาขาการจัดการทั่วไป และเรียนต่อระดับปริญญาตรี คณะบริหารธุรกิจ , คณะนิเทศศาสตร์ , คณะมนุษย์ศาสตร์ หรือสาขาอื่นที่เกี่ยวข้อง

วิธีที่ 2      
                  1. เรียนจบ มัธยมศึกษาปีที่ 6
                  2. ศึกษาข้อมูล การเปิดรับสมัครเรียนมหาวิทยาลัย คณะบริหารธุรกิจ สาขาการเลขานุการ หรือคณะอื่นตามคำแนะนำของผู้รับสมัครเรียน



                    หมายเหตุ : การรับสมัครงานขององค์กรต่าง ๆ ในแผนกการเลขานุการ รับสมัครตามวุฒิการศึกษาที่องค์กรต้องการ

การเตรียมความพร้อมการเป็นเลขานุการที่ดี : คุณสมบัติเด่นของเลขานุการ

คุณสมบัติเด่นของเลขานุการ

          เลขานุการที่ดีต้องมีคุณสมบัติ คือ มีลักษณะที่โดดเด่น Look Right a Girl คือ คล่องตัว คล่องแคล้ว ว่องไว กระตือรือร้น Act Right a Lady หมายความว่าบุคลิกภาพ

พฤติกรรมที่แสดงออกมานั้นเหมือนหญิงสาวที่สวยงาม Think Right a Man หมายความว่า ความคิดการตัดสินใจ การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเฉียบคม Speak Right a Bird วาจาไพเราะอ่อนหวานมีเสน่ห์ ใครก็อยากเข้าใกล้ และสุดท้าย Work Right a Horse หมายความว่า ทำงานหนัก อดทน ว่องไว เข้มแข็ง จะทำให้ประสบความสำเร็จได้โดยไม่

ยากในการทำหน้าที่เป็นเลขานุการ

 

ข้อคิดสำหรับเลขานุการ

          กลยุทธในการทำงานเลขานุการให้ประสบความสำเร็จ นอกจากความเก่งและความรักในงานที่ทำ การมองเห็นคุณค่าของงาน คือ สิ่งที่สำคัญที่สุด เพราะเวลาที่เราทำงานใด ๆ ไปแล้ว ผลสัมฤทธิ์ของงานจะบ่งบอกถึงคุณภาพและคุณค่าที่มาพร้อมกับความภาคภูมิใจด้วย ดังนั้น ถ้าเราทุกคนที่ทำงานเลขานุการเราจะทำแบบมืออาชีพ คือ จะทำงานอย่างฉานฉลาด มิใช่ทำงานหนักขึ้น ซึ่งตรงกับคำว่า Work Smart ไม่ใช่ Work Hard

          ทั้งหมดนี้คือสูตรสำเร็จของการเป็นเลขานุการที่ดี ได้แก่ ความน่าสนใจ คุณสมบัติ และหน้าที่ของเลขานุการ ซึ่งเมื่อเราได้พบแนวทางแห่งความสำเร็จ คุณก็สามารถจะนำไปใช้ได้โดยไม่ต้องรี่รอในตำแหน่งเลขานุการมืออาชีพ ซึ่งถือว่าเป็นกุญแจสำคัญต่อองค์กรและหน่วยงานในปัจจุบัน ซึ่งทำให้งานราบรื่น มีระบบถูกต้อง ชัดเจน เพราะต้องใช้ทั้งความเป็นศาสตร์และศิลปะควบคู่กันไปไม่ง่ายอย่างที่เราเข้าใจกันเลย สำหรับตำแหน่งเลขานุการที่ดี

การเตรียมความพร้อมการเป็นเลขานุการที่ดี : การทำหน้าที่เป็นเลขานุการที่ดี

การทำหน้าที่เป็นเลขานุการที่ดี

          ผู้ที่จะทำหน้าที่เลขานุการให้ดีนั้นจะต้องมีการพัฒนาตัวเองอยู่ตลอดเวลาและจะอยู่นิ่งเฉยไม่ได้ ไม่ใช่ทำไปเรื่อย ๆ ไม่ได้ ในการพัฒนาตนเองเรื่องแรก คือ เรื่องการใช้เทคโนโลยี เรื่องที่สอง คือ เรื่องของความรับผิดชอบ ทั้งงานประจำและงานที่ได้รับมอบหมายต้องเต็ม 100 % เรื่องของการทำงานต้องตรงตามที่นายคาดหวัง มีวิสัยทัศน์ รู้จักบริหารงาน บริหารคน มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ สามารถปรับตัวให้เข้ากับทุกสถานการณ์ได้ และที่สำคัญต้องมีวุฒิภาวะทางอารมณ์ค่อนข้างสูง ทั้ง IQ EQ ต่าง ๆ มีบุคลิกภาพที่เหมาะสม เนื่องจากเราต้องติดต่อกับผู้คนมากมาย

          การที่จะประสบกับความสำเร็จในหน้าที่เลขานุการได้นั้น เราจะต้องรักในงานที่เราทำ สนุกสนานกับงานที่ทำ เพราะว่าจะทำให้เกิดแรงขับ ทำให้เราทำงานนั้น ๆ ทำอย่างมีความสุข สนุกสนานจึงจะประสบความสำเร็จได้ มีความมุ่งมั่นสู่ความสำเร็จด้วยความเพียรพยายาม และความเชื่อมั่นในตนเอง กล้าคิด กล้าทำ กล้าแสดงออก กล้ารับผิดชอบและอีกอย่างหนึ่งคือ มีความคิดสร้างสรรค์ คิดใหม่ ทำใหม่ คิดนอกกรอบ เรายิ่งต้องมีการพัฒนาตัวเองอยู่ตลอดเวลา ความคิดก็ต้องเป็นความคิดเชิงบวก การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ เราสามารถใช้เทคนิคการสื่อสารแบบ 2 ทางอยู่ตลอดเวลา เป็นคนที่มีระเบียบวินัย ตรงต่อเวลา ถือเป็นสิ่งสำคัญมาก ปฏิบัติตัวตามกฎ ระเบียบ เพื่อเป็นตัวอย่างที่ดีและเป็นภาพลักษณ์ที่ดีให้กับนายและองค์กรด้วย

การเตรียมความพร้อมการเป็นเลขานุการที่ดี : การจะเป็นเลขานุการที่ดี

การจะเป็นเลขานุการที่ดี

          หน้าที่ของเลขานุการนั้นมีมากมาย ตั้งแต่งานเอกสาร งานประชุม งานนัดหมาย หลายเรื่องมาก และก็ยังมีงานอื่น ๆ ที่เข้ามาการที่จะมาเป็นเลขานุการที่ดีจะต้องอาศัย

ทักษะความสามารถมาประกอบ ซึ่งทักษะความสามารถของเลขานุการนั้นมีอยู่มากมายหลายประการ แต่ที่เป็นหลัก ๆ ก็มี ประการแรก คือ ความสามารถในการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ เพราะตอนนี้ไม่ว่าจะหันไปทางไหนก็มีแต่ระบบ E ทั้งนั้น นำมาใช้เพื่ออะไร ก็เพื่ออำนวยความสะดวก และเพื่อลดระยะเวลาในการทำงาน ส่วนทักษะประการที่สอง ที่ควรจะมีเป็นทักษะที่สำคัญมากก็คือ ทักษะการติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและให้เกิดประสิทธิผล และทักษะเรื่องของการเขียน การพูดและการฟัง ถ้าไม่เขียน ไม่พูด ไม่ฟัง

ภาษากายก็ยังเป็นทักษะหนึ่งที่จำเป็นต้องมีในตัวของเลขานุการ  ถ้าพูดถึงเรื่องการเขียนเป็นลำดับแรก การเขียนนั้นจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้และหลักการเขียนหนังสือที่ดี และเรื่องของการใช้ภาษาที่ถูกต้อง ต้องสละสลวยด้วย ถ้าหากจะ

กล่าวถึงเรื่องการพูดทักษะในเรื่องนี้ สิ่งแรกเลยต้องพูดเป็น คือ ไม่ใช่พูดมาก ไม่ใช่พูดเยอะ พูดเป็น พูดทางบวก สิ่งสำคัญ คือ คิดก่อนพูดทุกครั้ง อีกเรื่องหนึ่งก็คือ เรื่องของมารยาทในการพูด อันนี้ถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เรื่องของน้ำเสียงที่ใช้หรือการสื่อสารทางโทรศัพท์นี้สำคัญที่สุด เพราะว่าเราจะไม่เห็นหน้าตากัน แต่น้ำเสียงของเราสามารถแสดงความเป็นมิตรไมตรีได้ สำหรับทักษะเรื่องการฟัง เขาบอกว่าเมื่อไหร่ก็ตามที่เราเป็นคนที่จะต้องฟัง เราจะต้องฟังอย่างจับใจความ ฟังอย่างตั้งใจและก็เข้าใจในเรื่องนั้นส่วนทักษะประการต่อไป ทักษะเรื่องการปรับตัวให้เข้ากับผู้อื่น รู้จักตนเอง รู้จักผู้อื่น และการมีทัศนคติที่ดี

          การวางตัวสำหรับการเป็นเลขานุการเป็นเรื่องที่ยาก จัดเป็นเรื่องของทักษะที่จะต้องใช้เวลาในการฝึกฝน Skill ส่วนมารยาทนั้นเป็นเรื่องที่จะต้องใช้ประสบการณ์ในการแก้ปัญหา หรือการที่จะทำกริยาใดที่เหมาะกับสถานการณ์ใด แต่จริง ๆ แล้วโดยสรุป เลขานุการที่ดีนั้นจะต้องบริหารงาน บริหารคน และบริหารตนเองได้ดี คือ เก่งทั้งงาน เก่งทั้งคนและเก่งดูแลตัวเองให้ดี

          การเรียนรู้อุปนิสัยของนายก็จะต้องนำเอาประสบการณ์มาใช้ซึ่งมีอยู่มากมาย เพราะว่าการที่เราจะอยู่กับนายให้สามารถทำงานกันได้อย่างราบรื่น เราจะต้องรู้ว่าอารมณ์ไหนที่จะเป็นอารมณ์ที่เราสามารจะพูดเรื่องนี้ได้ อารมณ์ไหนที่เป็นอารมณ์ที่เราจะสามารถเข้าไปขอรับคำปรึกษาในเรื่องใด ๆ และจะต้องใช้สถานการณ์ที่ถูกต้องตามเวลาที่เหมาะสม จะต้องมีกาลเทศะด้วย อันนี้เป็นเรื่องที่สำคัญอีกเรื่องหนึ่ง

การเตรียมความพร้อมการเป็นเลขานุการที่ดี : IT กับเลขานุการ

IT กับเลขานุการ

           เลขานุการบางคนมีความสามารถทางด้าน IT ดีมาก แต่เรื่องของการร่างหนังสือเป็นเรื่องของระบบความคิด เพราะการเขียนหนังสือเป็นเรื่องของการใช้ความคิด ซึ่ง คอมพิวเตอร์ยังคิดไม่ได้ในเวลานี้ เพราะฉะนั้นถ้าหากเลขานุการมีการคิดในเชิงระบบเกี่ยวกับการร่างหนังสือราชการได้ถูกต้อง ก็จะสามารถทำให้การร่างหนังสือนั้นดีขึ้น แต่จริง ๆ แล้วคอมพิวเตอร์อาจจะช่วยได้ในส่วนของการเป็นแพทเทิน รูปแบบที่เป็นรูปแบบที่ดีไว้เพื่อเป็นตัวอย่าง แต่ระบบคิดนั้นยังต้องอาศัยเลขานุการที่ดีอยู่

การเตรียมความพร้อมการเป็นเลขานุการที่ดี : บทบาทและหน้าที่ของเลขานุการ

บทบาทและหน้าที่ของเลขานุการ

            จะเห็นได้ว่าการเป็นเลขานุการมีความสำคัญต่อภาครัฐและภาคเอกชนเพราะเลขาต้องมีบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบเป็นบทบาทที่สำคัญ และเป็นบทบาทที่ทุกคนรู้จักและเข้าใจ คือ บทบาทแรกเลยเขาจะต้องทำหน้าที่เกี่ยวกับด้านของงานสารบรรณ งานธุรการต่าง ๆ ต้องทำได้ และงานพิมพ์มาเป็นอันดับแรก ถ้านายสั่งให้พิมพ์งานแล้วไปบอกให้คนอื่นพิมพ์ให้ คนโน่นคนนี้ทำให้หน่อยคงทำไม่ได้ เพราะเลขานุการจะต้องมีความคล่องตัวในตัวเอง พิมพ์ได้ทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษ การใช้โปรแกรมสำนักงานอัตโนมัติต่าง ๆ การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ ซึ่งเรื่องนี้เป็นเรื่องที่เป็นความรับผิดชอบที่เลขานุการทุกคนต้องมี อีกเรื่องหนึ่งที่เป็นเรื่องสำคัญก็เป็นเรื่องของการจัดเก็บและดูแลรักษาเอกสาร เพราะเอกสารในระบบราชการหรือแม้แต่เอกชนก็ตาม จะเป็นเอกสารที่เป็นลักษณะของชั้นความลับอยู่ ซึ่งตรงนี้ที่เลขานุการจะต้องดูแลให้เป็นหมวดหมู่ สิ่งสำคัญต้องค้นหาง่าย และอีกอย่างหนึ่งก็คือ เรื่องของการจัดเตรียม ที่เป็นสิ่งสำคัญ คือ การจดรายงานการประชุม บริหารการประชุม ซึ่งจะประกอบกันทั้ง 3 ส่วน ตั้งแต่ก่อนการประชุม ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการจัดระเบียบวาระการประชุม การส่งหนังสือเชิญประชุมต่าง ๆ และในระหว่างการประชุมเลขาจะต้องมีหน้าที่อำนวยความสะดวกให้กับผู้ที่มาประชุม เตรียมความพร้อมทุก ๆ ด้าน และเมื่อเริ่มการประชุมจะต้องเป็นผู้ที่สามารถจับประเด็นของวาระการประชุมให้ สามารถจดรายงานการประชุมได้เมื่อจบการประชุมเลขานุการที่ดีจะต้องทำรายงานการประชุมให้เสร็จตามเวลาที่ได้รับมอบหมายแล้วแจ้งมติที่ประชุมและจัดเก็บเพื่เป็นหลักฐานและการอ้างอิงอย่างเป็นระเบียบ อีกหน้าที่หนึ่งของคนที่เป็นเลขานุการก็คือ เรื่องของหลักในการร่างหนังสือโต้ตอบราชการ เลขาจะต้องรู้จักว่าจะร่างอย่างไรให้ถูกรูปแบบ ถูกเนื้อหาถูกภาษา ซึ่งเรื่องนี้เป็นสิ่งที่สำคัญมาก อีกเรื่องเป็นเรื่องของการจัดทำตารางนัดหมาย มีหลายครั้งที่เราจะพบว่าเกิดความวุ่นวายเกิดขึ้นในสำนักงานอันเนื่องมาจาก เลขานุการขาดการมีระบบที่ดีในเรื่องของการนัดหมาย นัดเวลาชนกัน หรือว่าคนที่ไม่ได้นัดก็มาแซงคนที่นัดไว้อะไรทำนองนี้ การที่จะเป็นเลขานุการที่ดีได้ความรับผิดชอบส่วนหนึ่งก็คือ ต้องเป็นผู้ช่วยในการวางแผนเตรียมการณ์และช่วยในการบริหารงานภายในองค์กรได้ ช่วยในเรื่องของตามร้องขอของเจ้านาย คือ ถ้านายต้องการให้ทำอะไร ช่วยเหลืออะไร ก็สามารถที่จะบริการและให้ความช่วยเหลือนั้นได้ ส่วนบางเรื่องเป็นเรื่องของการค้นคว้าหาข้อมูลเพิ่มเติมมาเพื่อประกอบการตัดสินใจ อันนี้เลขานุการที่ดีก็จะต้องมีความรู้คล่องตัว รู้จักแหล่งสาระสนเทศ ที่จะสามารถดึงมาใช้ประโยชน์ได้ ซึ่งถือว่าเป็นบทบาทและความรับผิดชอบที่สำคัญของ

เลขานุการ